Projektmanagement

Produktentstehungsprojekte sind die Basis für den Unternehmenserfolg der nächsten Jahre. In den letzten Jahren sind dabei die Anforderungen an das Management dieser Projekte mit wachsender Komplexität und volatileren Anforderungen stetig gestiegen. Durch die fortschreitende Digitalisierung der Produkte wird dieser Trend noch weiter verschärft. Ein professioneller Projektmanagementansatz ist daher die Grundvoraussetzung für die Steuerung knapper Ressourcen und der effektiven und effizienten Anwendung interdisziplinärer Produktentstehungsprozesse.

Übersicht der Ebenen im Projektemanagement und der Unterschied zu Produktentstehungsprozessen

Um Produkte professionell zu entwickeln nutzen Sie einen Produktentstehungsprozesse. Hier beschreiben Sie genau welche Ergebnisse sie zur Entwicklung eines Produktes benötigen. Die Abläufe des Projektmanagements werden jedoch nicht im Produktentstehungsprozess beschrieben, sondern in einem separaten Projektmanagementprozess. Diese regeln die Abläufe der Projektbeantragung und -genehmigung, des Projektstarts, der Projektplanung und -steuerung sowie des erfolgreichen Projektabschlusses für verschiedene Projektarten und -klassen. Im Rahmen des Programm- und Multiprojektmanagements werden dabei nicht nur einzelne Projekte betrachtet, sondern auch die Abhängigkeiten untereinander.

Multiprojektmanagement

Bereits im Auswahlprozess für bestehende und neue Projekte wird der Grundstein für eine erfolgreiche Arbeit im Projektmanagement gelegt. Das Projektportfoliomanagement beschäftigt sich übergeordnet mit der strategischen Auswahl und Zusammensetzung des Projektportfolios für die kommende Periode. Das Multiprojektmanagement liefert die für die dort getroffenen Entscheidungen, die notwendigen Informationen. Aus der resultierenden Priorisierung der Projekte wird in Abstimmung mit den verfügbaren Ressourcen eine Projekt-Roadmap erstellt. Die Aufgabe des Multiprojektmanagements ist es nun diesen Plan rollierend zu überwachen und ggf. zu überarbeiten. Nur so stellen Sie sicher, dass Probleme rechtzeitig entdeckt und übergreifend sinnvoll gelöst werden können. Ihre Projektinformationen pflegen Sie daher in einer Datenbankgestützten Software, als einzige Quelle für Ihre Informationen zu Planungs- und Entscheidungsprozessen.

Projektmanagement

Zu Beginn eines jeden Projektes startet die Initiierungsphase. Hier werden grundlegende Fragen und Inhalte des Projektes bestimmt:

  • Projektziele, Inhalte und Budget
  • Klassische oder agile Arbeitsweise Projektdurchführung
  • Termin und Ressourcenplanung
  • Besetzung der Teamrollen

Nicht zuletzt muss ein Projekt durch Projektportfoliomanagement zur Bearbeitung priorisiert und in die Projekt-Roadmap eingeplant werden. Erst dann macht es Sinn mit dem Projekt Kick-off zu beginnen.

Besonders in den letzten Jahren sind neben den klassischen auch agilen Arbeitsweisen in den Fokus gerückt. Welche Arbeitsweise für ein Projekt optimaler Weise genutzt werden soll, lässt sich z.B. anhand der Stacy-Matrix bestimmen.

Besonders die Projekte, welchen einen hohen Unsicherheitsgrad bezüglich ihrer zu erfüllenden Anforderungen (Was) und Technologie (Wie) haben, eignen sich für agile Arbeitsweisen. Das Modell der empirischen Prozesskontrolle unterstützt beim kurzyklischen iterativen Abbau der Unsicherheiten im Projekt die Notwendigkeit sich auf Veränderung im Projekt einzustellen. Klassische Arbeitsweisen lassen sich besonders gut im einfachen Bereich durchführen. Die Sicherheit in den Anforderungen und Technologie ermöglicht eine weit vorausschauende Detailplanung, welche wenig Änderung erfahren wird. Hier finden Sie mehr zu: agilen Arbeitsweisen.

Unabhängig von der Auswahl der Arbeitsweise, wird nach erfolgreichem Abschluss der Initiierungsphase ein Projekt Kick-off durchgeführt. Alle Projektbeteiligten lernen sich kennen und erhalten die notwendigen Informationen zum Projekt. Neben Darstellung der Projektziele, werden der Nutzen, sowie die Termine- und Ressourcen Planung erläutert. Die Projektverantwortlichen und Stakeholder beantworten die offenen Fragen des Teams. Aus der Praxis hat sich bewährt, dass das Team sich gemeinsam auf Regeln der Zusammenarbeit einigt – ein sogenanntes Working Agreement.

Mit dem Abschluss des Projekt Kick-offs beginnt die Projektdurchführung. Unter diese Phase fallen alle Aktivitäten welche erforderlich sind, um das Projekt abzuschließen. Beide Ausprägungen der Arbeitsweisen nutzen einen ähnlichen Regelkreis aus Planen, Inspizieren und Anpassen. Im Besonderen liegt der Unterschied in der Häufigkeit der Durchführung des Regelkreises.

Während agile Arbeitsweisen auf kleine Zykluszeiten von einer bis vier Wochen setzen, nutzen klassische Arbeitsweisen längere Zeiten von mehreren Monaten. Ein wichtiger daraus resultierender Unterschied der Arbeitsweisen ist das Planungsverhalten. Während agile Arbeitsweisen kurzzyklisch nur das planen, was sie auch mit Sicherheit beplanen können, werden im klassischen Vorgehen möglichst viel detailliert im Voraus geplant.

Ein weiterer wichtiger Unterschied liegt in der Verteilung der Verantwortungen und Befugnissen. Im klassischen Projektmanagement werden die Verantwortungen und Befugnisse auf eine Person, dem Projektleiter zusammengeführt. Er priorisiert die Anforderungen und führt das Projektteam fachlich. Gleichzeitig ist er verantwortlich für eine effiziente Umsetzung der Projektinhalte. Bei agilen Arbeitsweisen werden die Aufgaben der Produkt-, Fach- und Leistungsverantwortung auf drei Rollen verteilt. Jede Rolle ist genau für eine Verantwortung zuständig und besitzt die dafür notwendigen Befugnisse.

Mischformen beider Arbeitsweisen lassen sich in vielen Unternehmen heute finden. Wir kennen die Herausforderungen klassischer und agiler Projekte in der Entwicklung physischer Produkte und können Sie bei der erfolgreichen Umsetzung Ihrer Projekte unterstützen. Lassen Sie sich von unseren Kollegen Unumkehrbar gut beraten.

Der Projektabschluss ist die letzte Phase eines Projektes. Neben der finalen Überprüfung es Projektergebnis, wird nochmals zurückgeblickt und das Projekt Revue passiert. Dabei liegt der Fokus auf die Vorgehensweise und Zusammenarbeit des Teams. Ziel ist es konkrete Maßnahmen zur Verbesserung für nachfolgende Projekte zu finden. Diese werden vom

Programmmanagement

Besonders bei großen Projekten mit mehreren Teilprojekten ist es sinnvoll, diese in ein Programm zu bündeln. Ein übergeordnetes Programmmanagement sorgt für übergreifende Effizienz und Steuerung der Ressourcen zwischen den einzelnen Projekten. Abhängigkeiten innerhalb des Programmes und zu anderen Projekten und Programmen außerhalb können einheitlich über dafür definiert Schnittstellen abgebildet werden. Der wesentliche Unterschied zu einfachen Projekten ist einhergehende Komplexität in der Organisation und Abwicklung. Ansonsten verhalten sich Programme sehr ähnlich wie Projekte und benötigten keiner besonderen Erläuterung.

Projektmanagement Organisation

Eine Projektmanagement Organisation stellt alle erforderlichen Rollen und Kapazitäten für die Anwendung der Projektmanagementprozesse bereit. Im Nachfolgen werden überwiegen Elemente der klassischen Projektmanagement Organisation beschrieben. Die Agile Organisation finden Sie hier

Als Basis der klassischen Projektorganisation steht der Vollzeit Projektleiter und das von ihm geführte interdisziplinäre Projektteam:

Der hauptamtliche Projektleiter hat die fachlichen und sozialen Kompetenzen das interdisziplinäre Kernteam zum Erfolg zu führen. Gleichzeitig wurden ihm und seinem Team die Befugnisse erteilt, die projektrelevanten Entscheidungen zu treffen. Er vertritt das Projekt gegenüber allen Stakeholdern und berichtet an den Lenkungskreis. Er ist der Unternehmer auf Zeit.

Das Projektteam ist aus jedem relevanten Fachbereich mit einem erfahrenen Mitarbeiter ausgestattet. Dieser trägt die Verantwortung für alle Projektaufgaben, die in seinem Fachbereich zu leisten sind und berichtet für die Projektlaufzeit an den Projektleiter. Gleichzeitig führt er organisatorisch die Projektmitarbeiter des erweiterten Teams aus seinem Fachbereich. Er besitzt die fachliche und soziale Kompetenz dazu. Projektteams entfalten ihr Potenzial am besten, wenn sie in eine übergeordnete Projektmanagementorganisation eingebettet sind.

Das Projektportfoliogremium sorgt für eine strategische Steuerung des Projektportfolios. Es entscheidet über den Start neuer Projekte

Das Projektlenkungsgremiums besteht aus den projektrelevanten Führungskräften und lenkt das Projektteam auf dem Weg zum Projektziel. Er trifft die Entscheidungen, die über die Projektgrenzen hinausgehen und hat dabei die Interessen des gesamten Unternehmens im Blick. Der Lenkungskreis macht keine Projektarbeit und lässt die Verantwortung für die Projektzielerreichung im Kernteam.

Das Multiprojektmanagement verantwortet die Überwachung Ressourcen und Terminbedingten Abhängigkeiten in der gesamten Projektorganisation. Es sammelt die notwendigen Daten, welche für die Entscheidungen des Projektportfoliogremiums benötigt werden und stellt deren Transparenz sicher.

Das PMO stellt die Bereitstellung und Verbesserung von Projektmanagementprozessen, -methoden und –werkzeugen sicher. Es unterstützt Projektleiter und -teams durch ein fachliches Coaching. Es schafft die erforderliche Transparenz für Entscheidungen des Projektlenkungsgremien.

Nur ein ganzheitlicher Projektmanagementansatz kann alle Dimensionen dieser komplexen Prozesse abdecken. Wir von CO Improve kennen die Probleme, Fallstricke und Bedenken, die bei der Einführung eines solchen Ansatzes einhergehen. Gemeinsam mit Ihren Kollegen erreichen wir ihr unumkerbar gutes Projektmanagement.

Ihr Nutzen
  • Sie profitieren von einem ganzheitlichen und professionellen Ansatz im Projektmanagement.
  • Sie finden die perfekte Mischung aus agilen und klassischen Arbeitsweisen für Ihre Unternehmenssituation.
  • Sie nutzen die Vorteile einer Projekt Organisation mit hauptamtlichen Projektleitern und einem interdisziplinären Projektteam.
  • Ein dokumentierter und gelebter Standard hilft ihnen dabei Projektmanagement im Unternehmen zu etablieren.