Agiles Transformationsteam einsetzen

Wer sich in Vorbereitung auf den Einsatz von agilen Teams im Unternehmen mit dem Thema Agilität detaillierter auseinandersetzt, hat sich ein agiles Bewusstsein geschaffen. Damit hat er verstanden, dass es um mehr geht als nur darum, dass ein Projektteam mit einer anderen Methode ein Produkt entwickelt. Der Veränderungsprozess betrifft neben den agilen Teams auch das Umfeld dieser Teams, die Führungskräfte, sowie das Wertesystem und die Unternehmenskultur. Um diesen komplexen Prozess von Anfang an strukturiert zu moderieren und nach besten Kräften zu unterstützen, wird ein Transformationsteam eingesetzt.

Das agile Transformationsteam

Komplexe Prozesse eignen sich besonders, um erfolgreich mit Agilität zu arbeiten. Daher arbeitet das Transformationsteam vollständig agil. Zunächst müssen alle Rollen besetzt werden. Das Transformationsteam braucht einen Product Owner. Idealerweise wird diese Rolle durch ein Mitglied des obersten Führungskreises besetzt. Diese Person verantwortet das Backlog und muss ggfs. auch Budgets z.B. für Culture Change Programme einsetzen. Außerdem muss die Rolle des Scrum Masters besetzt werden. Hierbei bietet sich eine Person an, die bereits Praxiserfahrung mit der Methode hat. Daneben sollte sie ein gewisses „Standing“ haben, um auf Augenhöhe mit den Führungskräften auf allen Ebenen über Verhaltensänderungen reden zu können. Akzeptanz ist hier ein wichtiger Faktor. Last but not least wird ein „Arbeitsteam“ benötigt. Es ist sinnvoll, dieses Team mit Menschen aus verschiedenen Bereichen und Hierarchieebenen zu besetzten, die gut mit Kollegen vernetzt sind. Letztlich sollen alle Mitarbeiter des Unternehmens in die agile Transformation eingebunden werden. Es können jedoch nicht alle Mitarbeiter im Transformationsteam mitwirken. Hier gilt die Regel, wie bei anderen agilen Teams auch, dass maximal 11 Personen inklusive Product Owner und Scrum Master sein sollten, um möglichst effizient zu arbeiten.

Hier finden Sie weitere Informationen zu Scrum und ein Scrum Wiki zu den wichtigsten Begriffen.

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Analog zur Produktvision braucht das Transformationsteam eine Transformationsvision. Diese beinhaltet das Leitbild, an dem sich der Transformationsprozess orientieren soll. Auf Basis dieser Vision erarbeitet der Product Owner das initiale Backlog. Da viele Punkte in der Transformation zu Beginn ergebnisoffen sind, d.h. niemand zum Startpunkt genau sagen kann, in welcher Ausprägung und auf welchem Weg er umgesetzt wird, besteht das initiale Backlog zu großen Teilen aus Items, die sich mit Klärungen befassen. Natürlich können aber auch ganz konkrete Items dabei sein, wie z.B. die Ausstattung der agilen Räume.

Das Transformationsteam arbeitet im Scrum-Modus

Auf Basis des initialen Backlogs nimmt das Transformationsteam die Arbeit auf. Es arbeitet in Sprints und führt alle Events durch, die in einem Scrum-Modus erforderlich sind. Eine Herausforderung für die Sprintplanung ist es, dass die Mitglieder des Scrum Teams in der Regel nicht fulltime an der Transformation arbeiten. Daher planen sie ihre Aufgaben für den anstehenden Sprint auf Basis der Zeitanteile, die sie für diese Aufgabe zur Verfügung stellen können. Im Daily berichten die Mitglieder über den erreichten Fortschritt und was als nächstes ansteht, bzw. auf welche Impediments (Hindernisse) sie gestoßen sind. Das Review ist von besonderer Bedeutung, da ein Transformationsteam eine breite Basis an Stakeholdern hat. Zum einen sind das die Mitarbeiter, die später agil arbeiten sollen oder das bereits seit einiger Zeit tun. Für sie gilt es die besten Rahmenbedingungen für das agile Arbeiten in ihren Projekten zu schaffen. Daneben sind die Führungskräfte betroffen, deren Rolle sich stark verändert und die ihren Führungsstil verändern müssen. Ganz besonders wichtig ist auch die Geschäftsleitung. Sie müssen die neuen kulturellen Werte mittragen bzw. sogar vorleben. Das gilt auch für die nicht agilen Bereiche. Der Kern einer Agilisierung ist in der Regel der Entwicklungsbereich. Bereiche im Umfeld können Methoden, wie Scrum oder Kanban nur partiell oder bedingt adaptieren. Trotzdem müssen sie in das neue Werte- und Führungssystem einbezogen werden.

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Dieser Veränderungsprozess ist eine große Herausforderung für jedes Unternehmen. Oft wird bei Installation eines agilen Piloten unterschätzt, welche Themen früher oder später von den Teams angesprochen, ja vielleicht sogar eingefordert werden, weil sie im Rahmen ihres Teams nicht in der Lage sind, diese zu lösen. Ein frühzeitig eingesetztes Transformationsteam nimmt sich dieser Themen an und sorgt dafür, dass Agilität nicht zu einer Agilen Show, sondern zum echten Nutzen für das Unternehmen wird.

Bei diesem Prozess ist die Unterstützung von erfahrenen agilen Coaches enorm hilfreich. Viele der Items, die im Backlog des Transformationsteams auftauchen, sind vollkommen neu für die Teammitglieder. Natürlich findet man in der Regel nach einigen Iterationen, in denen man lernen kann, auch vernünftige Lösungen für diese Themen. Oft kann man aber mit der richtigen Vorgehensweise effizient zu einer besseren Lösung kommen, wenn man den Blick von außen zulässt und die Erfahrung anderer Unternehmen einbeziehen kann. Dies gilt auch für den nächsten Schritt, den Start des agilen Piloten.

Die Berater von CO Improve können langjährige Erfahrungen aus zahlreichen agilen Transformationen auch in Ihren Veränderungsprozess einbringen. Es zahlt sich aus, gerade am Anfang die richtigen Schritte im Neuland zu gehen.

Ihr Nutzen
  • Sie nutzen schneller die Vorteile von echtem agilem Arbeiten.
  • Sie erarbeiten ihr individuelles, unternehmensspezifisches agiles Framework inklusive Governancemodell.
  • Alle Bereiche und alle Hierarchieebenen werden von Anfang an systematisch in die agile Transformation einbezogen.
  • Das mit der Agilität eingeführte Wertesystem stößt auf hohe Akzeptanz, weil bei der Gestaltung alle Beteiligten einbezogen wurden.
  • Die Schnittstellen von und zu den agilen Teams sind klar definiert und auch Bereiche, die dauerhaft nicht agil arbeiten werden, kennen ihre Rolle beim Umgang mit agilen Teams.